Archivage électronique des documents nécessaires au dédouanement : une note aux opérateurs en précise les modalités. Instructif !
La Douane publie une note aux opérateurs datée du 1.12.2021 relative à l’archivage électronique des documents nécessaires au dédouanement.
Si les déclarations douanières émises sur formulaire de type DAU/Document Administratif Unique sont conservées numériquement par l’Administration des douanes, il n’en est pas de même des documents d’accompagnement présentés par les opérateurs pour l’accomplissement des formalités douanières export et import.
La conservation électronique des documents nécessaires au dédouanement est une modalité offerte aux entreprises, sans être une obligation, et ne donne pas lieu à délivrance d’une autorisation par la douane.
Les documents établis sous format papier (“natif papier”), bien que numérisés, doivent toujours pouvoir être présentés dans leur forme originale.
En revanche, un document émis sous format électronique et transmis par voie électronique peut être conservé uniquement sous forme électronique.
La conservation électronique peut concerner l’ensemble des documents d’accompagnement aux dédouanements export et import. Il s’agit notamment :
- des documents de transport (lettre de voiture, CMR, Bill of lading maritime, LTA pour l’aérien, CIM pour le ferroviaire),
- des factures,
- des documents et certificats relatifs aux marchandises sensibles,
- des certificats A.TR ou EUR.1,
- toute autorisation et tout autre document présenté lors du dédouanement et repris en case 44 du DAU.
Qu’est-ce qu’un document qualifié de « natif papier » ?
Il s’agit de tout document présentant un cachet ou une signature à l’encre humide et transmis par voie non dématérialisée (voie postale, en main propre). Leur conservation électronique sera donc doublée d’un archivage papier.
Quelle est la durée d’archivage des documents d’accompagnement ?
La Douane recommande aux opérateurs effectuant des opérations douanières en France de conserver ces documents durant six années, correspondant au délai de prescription de l’action douanière (5 + l’année en cours). Ces dispositions n’excluent pas la possibilité d’une durée de conservation plus longue en application de réglementations non-douanières spécifiques.
La note aux opérateurs du 1er décembre 2021 fixe également les modalités de mise en œuvre de la conservation électronique des documents : garantie de leur intégrité, lieu de stockage, formalisation des conventions DELTA, audit des Opérateurs Economiques Agréés et des non OEA, etc.
- La note aux opérateurs du 1.12.2021 sur l’archivage électronique.
- Les nouvelles conventions d’accès à DELTA G, DELTA X, DELTA H7.
